Wie Custom GPT deinen Marketing-Alltag erleichtert

Viele von uns kennen das Problem: Zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben, und das Marketing bleibt oft auf der Strecke. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen gibt es immer wieder das gleiche Thema: Routineaufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch, und die strategisch wichtigen Themen kommen oft zu kurz. Genau hier kommt Custom GPT im Marketing ins Spiel – und kann dir den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Aber wie?

Seit einiger Zeit experimentiere ich mit Custom GPTs – einer trainierbaren Version von ChatGPT. Stell dir vor, du bringst dieser KI bei, wie dein Unternehmen spricht, welche Aufgaben wichtig sind und was sie dir abnehmen soll. So wird Custom GPT zu einem persönlichen Assistenten, der genau weiß, wie er dir am besten helfen kann. Vielleicht inspiriert es dich ja, dir für deine wiederkehrenden Marketingaufgaben auch einen Custom GPT anzulegen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie das geht und welche Vorteile es bringt.

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen ChatGPT, ChatGPT individuell konfigurieren und Custom GPT?

Bevor wir tiefer einsteigen, klären wir erstmal, was die verschiedenen Begriffe bedeuten. Schließlich willst du wissen, welches Tool am besten zu deinen Anforderungen passt und wie du damit deinen Arbeitsalltag optimieren kannst.

ChatGPT:

Das ist die allgemeine Version der KI, die du vielleicht schon kennst. Sie kann auf eine Vielzahl von Fragen antworten und kennt viele Themen. ChatGPT ist darauf ausgelegt, flexibel auf unterschiedlichste Anforderungen zu reagieren. Du könntest es zum Beispiel nutzen, um schnelle Antworten auf Kundenfragen zu schreiben oder einfache Rechercheaufgaben zu erledigen. Es ist quasi ein Allrounder, der sich für verschiedene Zwecke eignet, aber nicht spezifisch auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.

ChatGPT individuell konfigurieren:

Hier hast du die Möglichkeit, ChatGPT auf deine individuellen Bedürfnisse anzupassen. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass das Tool immer deine bevorzugten Begrüßungsfloskeln in E-Mails verwendet oder deine Produkte kennt. Es passt sich also ein bisschen mehr deinem Stil und den Anforderungen deines Unternehmens an, ohne dass du es komplett neu trainieren musst. Praktisch, wenn du eine personalisierte Lösung möchtest, aber nicht zu tief einsteigen willst.

Custom GPT: 

Das ist ausgefeilter, angepasst an dich und deine Arbeitsweise. Hier geht es darum, dein eigenes GPT zu trainieren, damit es genau weiß, was dein Unternehmen braucht. Du kannst ihm beibringen, wie dein Unternehmen spricht, welche Aufgaben es übernehmen soll und wie es auf Kundenanfragen reagiert. Zum Beispiel könnte dein Custom GPT Social Media Posts für bestimmte Kampagnen erstellen, und das in deiner Tonalität und mit den passenden Hashtags. Es ist also speziell auf deine Marketingbedürfnisse optimiert.

Warum solltest du dich überhaupt mit Custom GPT beschäftigen?

Gute Frage! Stell dir vor, du hast ständig wiederkehrende Marketingaufgaben wie das Schreiben von Social Media Posts oder das Beantworten von Kundenanfragen. Diese Aufgaben fressen Zeit – Zeit, die du viel besser in strategisch wichtige Projekte investieren könntest. Custom GPT im Marketing hilft dir dabei, diese Routineaufgaben zu automatisieren, und gibt dir damit wertvolle Stunden pro Woche zurück. Hier ein paar konkrete Vorteile:

1. Zeitersparnis: Stell dir vor, du musst nicht mehr jeden Tag die gleichen E-Mails beantworten oder ähnliche Social Media Posts verfassen. Custom GPT kann solche Aufgaben für dich übernehmen, während du dich um die wichtigen Dinge kümmerst.
2. Konsistenz in der Markenkommunikation: Dein Custom GPT lernt, wie dein Unternehmen spricht. Egal ob Social Media, Newsletter oder Blogposts – alles fühlt sich einheitlich und professionell an.
3. Mehr Fokus auf das Wesentliche: Während dein GPT die Routineaufgaben übernimmt, kannst du dich um die Projekte kümmern, die dein Unternehmen wirklich voranbringen.

Wie trainierst du deinen eigenen Custom GPT?

Keine Sorge, das klingt erstmal komplizierter, als es ist. Es ist eigentlich so einfach wie das Einrichten eines neuen Geräts: Am Anfang ein paar Einstellungen, und dann läuft es fast von alleine. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen eigenen Custom GPT erstellen kannst:

Wie richtest du deinen eigenen Custom GPT ein?

Das Einrichten eines Custom GPTs ist einfacher, als du vielleicht denkst. Du brauchst keine Programmierkenntnisse – alles läuft über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Hier ist eine kompakte Anleitung:

1. Gehe zur Plattform: Öffne diesen Link oder gehe über dein Konto auf „Meine GPTs“ und wähle „GPT erstellen“.
2. Gib deinem GPT einen Namen und eine Beschreibung: Überlege dir einen Namen, der zum Verwendungszweck passt, z.B. „Social Media Helferchen“ oder „E-Mail-Antwort-Beschleuniger“.
3. Trainiere dein GPT: Über die Option „Konfigurieren“ kannst du deinem GPT beibringen, wie es arbeiten soll. Lade Beispiele hoch (bis zu 20 Dateien sind von OpenAI aktuell erlaubt), erkläre ihm Aufgaben, z.B. "Schreibe, wie man spricht" oder spezifische Verhaltensweisen, wie "Duze meine Leser", die es kennen muss.
4. Wähle zusätzliche Funktionen: Je nach Bedarf kannst du deinem GPT auch zusätzliche Features wie Web-Browsing oder Bildgenerierung beibringen – alles ganz intuitiv.
5. Teste und passe an: Nachdem du dein GPT eingerichtet hast, teste es und nimm, wenn nötig, noch ein paar Anpassungen vor. Danach kannst du es veröffentlichen und bei Bedarf mit deinem Team teilen.

Wenn du tiefer in die Materie eintauchen willst, bietet die Plattform auch erweiterte Einstellungen. Du kannst Bilder hinzufügen, detaillierte Anweisungen festlegen oder sogar APIs von Drittanbietern integrieren. Aber für die meisten Marketingaufgaben reicht die Grundkonfiguration aus.

Du kannst auch bei ChatGPT direkt schon erstellte Custom GPT´s ausprobieren.

1. Melde dich bei ChatGPT an (auch mit einem kostenlosen Account).
2. Klicke auf "Explore" in der linken Seitenleiste.
3. Hier findest du eine Auswahl von Custom GPTs, die von OpenAI und anderen Nutzern erstellt wurden.

Anwendungsbeispiel im Marketing-Alltag: Mein Custom GPT „BAFA-Buddy“

Ein gutes Beispiel dafür, wie ein Custom GPT den Arbeitsalltag erleichtern kann, ist mein eigener GPT, den ich für die Beantragung von Fördermittel für die BAFA entwickelt habe: BAFA-Buddy.

Was ist der BAFA-Buddy?

Der BAFA-Buddy hilft Unternehmerinnen und Unternehmern dabei, ihre Wirtschaftszweigklassifikationsnummer (WZ-Nummer) für den BAFA-Antrag herauszufinden. Viele Geschäftsführende kleiner und mittlerer Unternehmen (KMUs) sind unsicher, welche WZ-Nummer zu ihrem Unternehmen passt oder wie sie den Antrag auf BAFA-Förderung richtig stellen. Genau hier unterstützt der BAFA-Buddy mit klaren und hilfreichen Antworten.

Wie funktioniert der BAFA-Buddy?

Stell dir vor, du möchtest eine Förderung für eine Unternehmensberatung bei mir beantragen. Dann möchte die BAFA bei der Antragstellung genau wissen, welche Wirtschaftszweigklassifikationsnummer dein Unternehmen hat. Gar nicht so einfach, denn die Liste ist lang und kompliziert. Du wirst also etwas Zeit aufwenden, um die passende WZ-Nummer für dich herauszufinden. Mein BAFA-Buddy nimmt dir diese Aufgabe ab und stellt dir gezielte Fragen, um die richtige WZ-Nummer zu ermitteln, und führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess.

Zudem beantwortet der BAFA-Buddy viele weitere Fragen rund um die Förderung durch die BAFA. Das bedeutet, du musst dich nicht mehr durch komplexe Webseiten und Richtlinien wühlen – der BAFA-Buddy gibt dir direkt die Antworten, die du brauchst. Er kann dir zum Beispiel sagen:

• Welche Voraussetzungen dein Unternehmen für die Förderung erfüllen muss.
• Wie hoch die Förderung sein kann.
• Welche Dokumente du für den Antrag benötigst.
• Außerdem hat er eine Checkliste von mir bekommen

Vorteile des BAFA-Buddy

1. Zeitersparnis: Du musst nicht stundenlang recherchieren oder warten, bis dir ein Berater antwortet – der BAFA-Buddy liefert dir die Informationen sofort.
2. Zuverlässigkeit: Da der GPT speziell auf die Anforderungen der BAFA-Förderung trainiert ist, sind die Antworten genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten.
3. Einfache Nutzung: Alles, was du tun musst, ist, deine Frage in das Tool einzugeben, und der BAFA-Buddy führt dich durch den Prozess.

Wie ich den BAFA-Buddy trainiert habe

Als ich den BAFA-Buddy entwickelt habe, habe ich zunächst alle von der BAFA zur Verfügung gestellten pdfs rund um das Thema BAFA-Förderung und Wirtschaftszweigklassifikationen gesammelt sowie meine Checkliste Marketingfördermittel beantragen. Diese Informationen habe ich dem Custom GPT als Beispiele gegeben, sodass er nun eigenständig präzise Antworten geben kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass ich ihm auch beibringen konnte, welche Informationen für den Nutzer irrelevant sind, sodass der Bot immer besser wird.

Bilder des BAFA-Buddy in Aktion

Um dir ein noch besseres Bild zu machen, zeige ich dir, wie der BAFA-Buddy funktioniert. Auf dem ersten Bild siehst du, wie der BAFA-Buddy dich durch den Prozess führt, deine WZ-Nummer zu finden. Das zweite Bild zeigt, wie er detaillierte Fragen zur Förderung beantwortet.

Grenzen und Fallstricke

Natürlich hat auch Custom GPT seine Grenzen. Es ist kein Alleskönner und wird dich bei komplexen oder sensiblen Themen nicht komplett ersetzen können. Besonders wichtig ist eine gute Grundlage an Beispielen, damit es richtig arbeitet. Mit den richtigen Vorgaben kannst du aber eine Entlastung spüren. Niemals würde ich ChatGPT mit sensiblen Daten füttern - der Datenschutz gibt klare Grenzen.

Apropos Datenschutz

Datenschutz ist ein Thema, das oft komplex und trocken erscheint – und ich bin weder Datenschutzbeauftragte noch Juristin. Dennoch ist es essenziell, besonders wenn es um den Einsatz von KI und Custom GPTs im Unternehmen geht. Deshalb habe ich das Thema gründlich recherchiert und mir Hilfe von Perplexity, meinem Lieblings-Recherche-Tool, geholt.

Hier ist eine kompakte Checkliste mit den wichtigsten Do's und Don'ts zum Thema Datenschutz und Custom GPTs in Deutschland, die du unbedingt beachten solltest:

Do's:

• Führe eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, bevor du Custom GPTs im Unternehmen einsetzt.
• Erstelle klare Unternehmensrichtlinien für den Einsatz von Custom GPTs mit Anweisungen zur sicheren Nutzung.
• Beschränke den Zugriff auf Custom GPTs auf autorisierte Mitarbeiter.
• Entwickle ein Löschkonzept für gespeicherte Chats und Daten.
• Prüfe sorgfältig den Auftragsverarbeitungsvertrag und die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Anbieters, falls personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen.
• Implementieren Sie technische Maßnahmen zur Pseudonymisierung personenbezogener Daten, wenn möglich.
• Schule deine Mitarbeiter im datenschutzkonformen Umgang mit Custom GPTs.

Don'ts:

• Gib keine personenbezogenen Daten in Custom GPTs ein, solange kein ausreichender Datenschutz gewährleistet ist.
• Verarbeite keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) mit Custom GPTs.
• Nutze Custom GPTs nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen, die rechtliche Auswirkungen auf Personen haben können.
• Gib keine Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse in Custom GPTs ein.
• Verwende Custom GPTs nicht ohne Einwilligung der betroffenen Personen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden[8].
• Setze Custom GPTs nicht ein, ohne die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen zu erfüllen.
• Nutze keine Custom GPTs von Anbietern, die keinen angemessenen Schutz für Datenübermittlungen in Drittländer bieten.

Beachte, dass die rechtliche Situation bezüglich Custom GPTs und Datenschutz sich noch entwickelt. Konsultiere bei Unsicherheiten einen Datenschutzbeauftragten oder Rechtsexperten.

Podcast-Tipp: Erfolgreich durchstarten mit Custom GPTs

Wenn du tiefer in das Thema eintauchen möchtest und erfahren willst, wie Custom GPTs erfolgreich im Marketing und Kundenservice eingesetzt werden können, habe ich einen spannenden Podcast für dich!

Ich war zu Gast bei Sophie Hundertmark in ihrer Podcast-Folge #120: Erfolgreich durchstarten mit Custom GPTs: Innovative KI-Lösungen für Marketing und Kundenservice. Sophie und ich haben ausführlich darüber gesprochen, wie Custom GPTs Unternehmen dabei helfen können, Routineaufgaben zu automatisieren, die Kundenkommunikation zu verbessern und Marketingprozesse effizienter zu gestalten.

Wer ist Sophie Hundertmark?

Sophie Hundertmark ist eine Pionierin auf dem Gebiet der Conversational AI. Als selbstständige Beraterin begleitet sie Unternehmen strategisch bei der Umsetzung von AI- und Chatbot-Projekten.

Höre dir die Podcast-Folge an:

Fazit: Ist Custom GPT das Richtige für dich?

Custom GPT kann eine echte Bereicherung sein, besonders wenn du viele wiederkehrende Marketingaufgaben hast. Sie helfen dir, Zeit zu sparen und deine Kommunikation konsistent zu halten. Wichtig ist nur, dass du bereit bist, etwas Zeit ins Setup zu investieren – denn dein Briefing ist entscheidend. Je besser du deine Marketing Prozesse kennst, desto effizienter kannst du deinen Custom GPT oder jede KI briefen. Danach wirst du aber die Früchte deiner Arbeit ernten und merkst schnell, wie viel einfacher dein Marketingalltag wird.

Nächste Schritte

Probier es einfach mal aus! Gehe auf die Plattform, leg dir deinen ersten Custom GPT an und sieh selbst, wie viel Zeit du damit sparen kannst. Es gibt viele Ressourcen und Anleitungen, die dir den Einstieg erleichtern. Wenn du Fragen hast oder nicht weiterkommst, bin ich nur eine Nachricht entfernt und unterstütze dich gerne dabei, deinen Marketing-Alltag ein Stück leichter zu machen.